企業向け電話代行サービスとは?

企業向け電話代行サービスとは?

掲載日:2020年10月16日

企業向け電話代行サービスをご検討されている方へ
そもそも何『なのか』、導入にあたってのメリット、デメリットも加えてこれから解説していきます。

電話代行とは

企業向けの電話代行とは、依頼者の代わりに電話を取り次ぐサービスのことです。そして、電話代行サービスはいくつかにカテゴリ分けされており、必要なサービスを選んで利用するのが一般的。

まずはじめに、企業向けの電話代行サービスについてざっくりと概要を見ていきましょう。

電話代行の3つのタイプ

電話代行は誰の回線に着信するか、転送の有無、誰が応答するかによって、3つにタイプ分けできます。

  1. 業者→依頼者に転送
  2. 依頼者→業者に転送、応答代行
  3. 転送なし、業者に着信・応答

なお、転送は電話会社の一般的なサービス(NTTのボイスワープ等)を利用します。

電話代行の業態
1. 「電話番」の代行

企業の顔として、顧客や取引先からの電話に代理で応答します。サービス業者は事務員や秘書、受付のような社内関係者として対応します。いつ来るかわからない電話に人員を割きにくい企業や個人事業者に人気です。

2. コールセンター

電話を受けるだけでなく、依頼企業が行う事業や業務の一部代行を受け持つことも多いです。
製品サポートや申込・受付窓口、キャンペーン・イベント関係など、多数の入電が見込まれる場合によく利用されています。

3. その他
  • メール返信代行

    一部の電話代行業者の中には、企業のメール返信業務の代行サービスを提供しているところもあります。メール返信が早ければ、機会損失防止やイメージアップにつながります。

  • 貸電話サービス

    固定電話の貸し出しと転送がセットになったサービスです。電話対応は依頼者自身で行います。
    信用を得るため、大都市圏の固定回線を借りるベンチャー企業もあるようです。

電話代行の2大サービスを押さえよう

企業が利用する電話代行サービスは大きく2つに分けられます。かかってくる電話全般に対応するサービスと、特定の用途でかかってくる電話を専門に受付するサービスです。 以下で詳しく見てみましょう。

事務所への電話対応全般

一つは会社にかかってくる電話全般に代行応答するサービスで、オペレーターが自社の従業員として応対してくれます。会社の電話機に電話会社の転送機能(NTTのボイスワープ等)の設定・操作をすれば簡単に利用できます。

来客や商談などで忙しい時間帯や昼休み中に、また事務所を不在にする場合に便利なサービスです。
いつでも電話で連絡がつくため、顧客や取引先に信頼と安心感を持たれます。

特定の専用窓口(コールセンター)

もう一つの電話代行サービスは、専用の電話番号を用意して商品サポートやキャンペーン、求人受付など、特定の業務や用件でかかってくる電話を専門に対応するコールセンター代行です。
自社でコールセンターを立ち上げたり、運営・管理の手間なく電話窓口を設置できます。恒久的でなくスポット利用が可能な点も特徴です。

電話代行を利用するメリット

電話代行サービスを利用した場合のメリットには何があるのでしょうか。

低コスト

小規模な事業所や、短期の受付窓口設置において、専任スタッフを雇うのはコストが高すぎます。しかし、電話代行サービスであればコストを押さえられるため利用しやすいです。

安定した対応

一般的に、電話代行会社はオペレーターの応対品質が一定の水準に保たれるよう管理しています。
また、電話対応を専任としているため、都合で話を切り上げることなく、余裕を持って対応してもらえます。

機会損失を防ぐ

会社の連絡先となる電話回線を設置しても、こちらの都合で電話に出られないことがあります。
それがもし受注につながる問い合わせ電話だったら、売上を逃してしまうことになります。
電話代行サービスを利用すれば、そのようなリスクを軽減できます。

時間の有効活用

時間を決めて電話代行会社に対応を任せれば、その時間は電話にわずらわされず有効に使えるようになります。電話対応で寸断されがちな業務に集中して取り組めたり、昼休憩は安心してゆっくり休めるようになるでしょう。

柔軟かつ簡単に利用可能

利用に際し、あらかじめ特定の期間や時間帯を決めていなくてもかまいません。電話代行は都合に応じて、いつでも利用や停止が自由にできます。たとえば、社員が在席中は一時的にサービスを中断したり、突然の来客や急な打ち合わせにはサービスを再開するといった使い方が可能です。

営業電話に悩まされない

電話代行会社をうまく活用して、営業電話を回避することもできます。会社の電話番号を公開している関係上、営業電話がかかってくることもあるでしょう。しかし、仕事に必要な電話より営業電話のほうが大量にかかってくるのでは業務に支障が生じます。

仕事に関わる電話のみ取り次いでくれる電話代行会社なら安心です。なかには営業電話の受電を料金請求の対象としない代行会社もあるので検討してみましょう。

電話代行のデメリット

一方、電話代行サービスは外部委託なので、その応対に歯がゆさを感じたり、コスト予測がしにくい面もあります。

小回りがきかない

社内スタッフであれば一声かければ対応してもらえることでも、電話代行サービスではそうもいきません。なぜなら電話代行スタッフは契約企業に常駐しないため、社内の状況に疎いからです。特定の社員が在席中か答えられなかったり、急ぎの用件や見積もり依頼など、顧客の温度感に応じた一次対応はできません。

コストが予測しにくいことも

会社にくる電話全般に対応してもらう場合、受電量の予測がつかないことがあります。
電話代行のプラン設定は一定のコール数を上限としており、超過分は1コールごとに定額が加算されていきます。特定の月にコールが集中すると、思わぬコスト高になる可能性があります。

会員サポートや求人採用など業務特化型のコールセンターであれば、ある程度の反響や受電量の予測ができるため、大幅なコスト超過の心配はないでしょう。

電話代行・コールセンター代行サービスの「イーテル」が力になります!

ここで、弊社の電話代行・コールセンター代行サービス、「イーテル」をご紹介します。

イーテルの「電話代行」はここがポイント!
簡単&明瞭な料金体系

基本プランとして、利用期間別の「3つの月額プラン」と「スポット利用の日額プラン」があります。
しかも、オプションサービスの内容と料金は各プランともほぼ共通なのでわかりやすいです。

つまり、イーテルの電話代行は「利用期間」+「受信件数」+「オプションサービス」の簡単&明瞭な料金体系です。また、「電話取次のみ」といったご要望にも対応いたします。

初期費用0円、月5,800円(税別)からとリーズナブル

イーテルの電話代行サービスは初期費用不要、月額料金が5,800円(税別)からとお手頃です。自社で電話対応員を雇うよりはるかに安く済み、必要ならばいつでも利用・中断・再開ができます。

イーテルの「コールセンター代行」はここがポイント!
シンプルかつ安心な料金設定

イーテルのコールセンター代行の料金は原則「1カ月100コールまで28,000円」(※別途初期設定費が必要)でとてもシンプル。また100コールを超過しても、1コールごとの追加料金制度があるから安心です。

関連業務の代行もおまかせ

弊社ではオプションにて関連業務の代行もご提供しています。

コールセンターで受付する業務に関わるバックオフィス業務全般をサポートします。 (事務局代行サービス、アルバイトの応募受付・採用代行、特設サイトの作成代行等)

また、コールセンターに付随する業務(マニュアル作成や業務レポート提出)の代行もお引き受けしています。

顧客サポートに定評あるシスプロが提供
顧客サポートに定評あるシスプロが提供

創業してから20年、弊社は業種・業態を問わず、多くの企業様に各種ソリューションをご提供しています。

経験豊富なサポートスタッフが多数在籍しており、御社にふさわしい電話応対を行います。

電話代行サービスをご検討でしたら、ぜひシスプロにご相談ください。

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